Politique de confidentialité

L’Agence pour le développement de l’emploi (« ADEM » ou « nous ») est une administration luxembourgeoise placée sous l’autorité du Ministère du Travail, de l'Emploi et de l'Économie sociale et solidaire qui a pour mission de promouvoir l’emploi.

Au sens du Règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (RGPD), l’ADEM est responsable du traitement.

Coordonnées de l’ADEM :

Agence pour le développement de l’emploi (ADEM)

19, rue de Bitbourg
L-1273 Luxembourg-Hamm

Demandeurs d’emploi: tél.: (+352) 247-88888
Employeurs: tél.: (+352) 247-88000

E-mail : info@adem.etat.lu

Coordonnées de notre DPO

Pour toute question concernant les traitement de vos données personnelles effectués par l’ADEM, vous pouvez contacter le délégué à la protection des données (DPO) de l’ADEM :

E-mail : info.rgpd@adem.etat.lu

Courrier : ADEM, A l’attention du DPO, B.P. 2208, L-1022 Luxembourg.

Cette Politique concerne nos clients, les personnes concernées par une prestation de l’ADEM, ainsi que, plus généralement, les personnes qui interagissent avec nous dans le cadre de nos missions, en particulier les :

• demandeurs d’emploi indemnisés ou non-indemnisés ;
• personnes représentant les employeurs qui font appel à nos services ;
•  candidats à l’apprentissage et apprentis ;
• personnes souhaitant obtenir ou ayant obtenu le statut de « salarié handicapé » ;
• personnes faisant l’objet d’une procédure de reclassement et salariés en reclassement externe ou interne ;
• salariés concernés par une demande déposée par leur employeur ;
• personnes qui participent aux événements organisés par l’ADEM ;
• personnes qui nous contactent pour des renseignements ;
• partenaires de l’ADEM.

désignés ci-après conjointement « vous »

Notre mission à l’ADEM est de vous accompagner en matière d’emploi. Nous traitons vos données personnelles pour accomplir cette mission. Ainsi, le plus souvent, vos données nous sont nécessaires pour vous aider à retrouver un emploi en tant que demandeur d’emploi, pour identifier la main d’œuvre dont vous avez besoin en tant qu’employeur ou pour vous permettre de bénéficier d’une aide financière.

Pour mieux comprendre comment nous utilisons vos données, vous pouvez consulter la liste complète des finalités des traitements vous concernant ci-dessous :

• accompagner, conseiller, orienter et aider les personnes à la recherche d’un emploi ;
• coordonner et organiser la formation des demandeurs d’emploi en vue d’augmenter leurs compétences professionnelles ;
• octroi des indemnités et aides liées aux formations en faveur des demandeurs d’emploi ;
• prospecter le marché de l’emploi, collecter les offres d’emploi, aider et conseiller les employeurs dans leur recrutement ;
• assurer la mise en relation des offres et des demandes d’emploi ;
• octroi des indemnités de chômage complet aux personnes ayant perdu leur emploi ;
• remboursement des indemnités aux employeurs dans le cadre du chômage partiel, chômage accidentel ou technique involontaire et chômage involontaire dû aux intempéries ;
• octroi, à titre d’avance, des créances de salaire aux salariés en cas de faillite de l’employeur ;
• réception des plans sociaux transmis par les employeurs dans le cadre de la législation sur les licenciements collectifs ;
• octroi des aides de création d'entreprise pour les demandeurs indemnisés ;
• octroi des aides au réemploi et des aides à la mobilité géographique aux demandeurs d’emploi ;
• octroi des aides en faveur des employeurs contribuant au maintien de l’emploi : aides pour la création d'un emploi d'insertion pour le secteur public, aides à l'embauche de chômeurs âgés, prime après un stage de professionnalisation ;
• organiser le placement en apprentissage des jeunes et des adultes ;
• octroi des aides financières pour les apprentis et pour les employeurs dans le cadre d'un apprentissage ;
• assurer l’orientation professionnelle en vue de l’intégration ou de la réintégration des jeunes et des adultes dans la vie professionnelle ;
• assurer l’encadrement et le suivi des demandeurs d’emploi dans le cadre des mesures en faveur de l’emploi (contrat d’appui-emploi ; contrat d’initiation à l’emploi ; contrat de réinsertion-emploi ; mesures spéciales ; occupation temporaire indemnisée ; pool des assistants pédagogiques ; stage de professionnalisation ; travail d'utilité publique) ; octroi des aides financières en faveur des promoteurs et paiement de salaires et indemnités aux demandeurs d’emploi encadrés dans une de ces mesures ;
• gestion des demandes d’obtention du statut de salarié handicapé ;
• assurer l’orientation, la formation, la rééducation, l’intégration et la réintégration professionnelles ainsi que le suivi des salariés handicapés et des salariés à capacité de travail réduite ;
• octroi des aides financières en faveur des salariés handicapés et reclassés ;
• octroi des aides financières en faveur des employeurs ayant embauché des salariés handicapés et reclassés ;
• donner des avis relatifs à l’incapacité de la personne à intégrer le marché de l’emploi ordinaire dans le cadre d’une demande du revenu d’inclusion sociale (Revis) ;
• délivrance des certificats « U1 » aux demandeurs d’emplois concernés afin de leur permettre de faire valoir leurs droits à d’éventuelles prestations de chômage dans leur pays de résidence ;
• délivrance du certificat relatif à la bonification d’impôt pour embauchage de chômeurs permettant à l'employeur de bénéficier d'une bonification d'impôts auprès de l'Administration des contributions directes ;
• gestion des demandes d'autorisation de prêt de main d'œuvre ;
• délivrance d'une autorisation d'occupation temporaire aux employeurs souhaitant embaucher une personne ayant déposé une demande de protection internationale ;
• répondre aux demandes de renseignements reçues via téléphone, email ou le formulaire de contact de notre site internet ;
• réalisation des contrôles sur le respect de la législation afin d’identifier et combattre les cas de fraude en lien avec les prestations octroyées par l’ADEM et application de sanctions en cas de violation avérée ;
• répondre aux réclamations adressées à l’ADEM et assurer la défense en justice de nos droits et intérêts légitimes ;
• sensibiliser le public sur nos activités ;
• assurer la collaboration avec les services publics de l’emploi et les services similaires étrangers et internationaux notamment en ce qui concerne la coordination des systèmes de sécurité sociale dans l’Union européenne ;
• réaliser des statistiques dans le cadre de l’exercice de nos missions. En particulier, l’ADEM collabore avec le Ministère du Travail, de l'Emploi et de l'Économie sociale et solidaire et l’Inspection générale de la sécurité sociale (IGSS) pour réaliser des études sur le marché du travail et de l’emploi ;
• amélioration de nos services : il est possible que l’ADEM vous demande des retours sur ses prestations via des questionnaires de satisfaction ;
•  à des fins archivistiques dans l'intérêt public.

Nous vous informons également que nos collaborateurs sont amenés à prendre des notes sur les interactions que vous avez avec eux (par exemple, lors de vos rendez-vous de suivi ou lors d’une évaluation médicale) afin d’assurer un suivi optimal de votre demande ou votre dossier.

En règle générale, le traitement de vos données repose sur nos missions d’intérêt public conformément à l’article 6, paragraphe 1^er, e) du RGPD. Nos missions d’intérêt public sont définies dans le Code du Travail (notamment l’article L. 621-1) et dans des lois connexes.  

L’utilisation de votre voix et image dans le cadre de la sensibilisation du public sur nos activités (ex. réalisation et publication d’un reportage vous concernant sur notre site internet) repose sur votre consentement conformément à l’article 6, paragraphe 1^er, a) du RGPD.

Le traitement des données sensibles est nécessaire, selon le cas :

• pour l'exécution de nos obligations et l'exercice de vos droits en matière d’emploi (article 9, paragraphe 2, b) du RGPD) ;
• pour la défense de nos droits en justice (article 9, paragraphe 2, f) du RGPD) ;
• aux fins de la médecine préventive ou de la médecine du travail, de l'appréciation de la capacité de travail du travailleur, de diagnostics médicaux, de la prise en charge sanitaire ou sociale, ou de la gestion des systèmes et des services de soins de santé ou de protection sociale (article 9, paragraphe 2, h) du RGPD) ;
• à des fins archivistiques dans l'intérêt public et à des fins statistiques (article 9, paragraphe 2, j) du RGPD).

L’ADEM est amenée à recueillir les catégories de données suivantes vous concernant :

• Données d’identification et de contact (ex. nom, prénom, numéro de matricule, coordonnées de contact et adresse, nationalité, carte d’identité) ;
• Caractéristiques personnelles (ex. date de naissance, état civil) ;
• Données bancaires et financières (ex. coordonnées bancaires, fiches de salaire, aides et indemnités octroyées par l’ADEM, fiches d’impôt, revenus, loyers) ;
• Données relatives à votre formation et qualification(s) (ex. CV, lettre de motivation, projet professionnel, diplômes, formations et études suivies, connaissances linguistiques et informatiques, formations proposées par l’ADEM avec indication du taux de présence et, le cas échéant, de réussite) ;
• Données relatives à vos expériences professionnelle et périodes d’affiliation ;
• Données en lien avec votre inscription en tant que demandeur d’emploi auprès de l’ADEM (ex. dates d’ouverture et de clôture du dossier, motif de clôture, modalités de contact, langues de correspondance, données relatives aux absences et présences lors des rendez-vous, notes prises par nos collaborateurs, convocations, assignations, mesures en faveur de l’emploi dont vous avez bénéficié) ;
• Données relatives aux prestations fournies par l’ADEM
• Données relatives à la santé (ex. certificat d'aptitude au travail, certificat d’incapacité de travail, attestations de restrictions d'aptitudes, évaluations médicales, diagnostics, existence des addictions, résultats d'examens, avis de médecins, statut de salarié handicapé et de salarié en reclassement).
  Au sens du RGPD, ces données constituent des données sensibles, leur traitement par l’ADEM repose sur les bases légales énumérées à la section 4 ci-dessus.
• Composition du ménage (enfants à charge, nom de l’époux ou du partenaire) ;
• Données diverses nécessaires à votre recherche d’emploi (ex. statut de votre mobilité, existence d’un permis de conduire, emplois recherchés, types de contrat recherché) ;
• Données relatives à l’immigration (ex. autorisation de séjour, existence d’une demande de protection internationale) ;
• Image et voix (photos, vidéos) ;
• Données relatives aux recours et réclamations.

Dans la plupart des cas, nous recueillons vos données personnelles directement auprès de vous, par exemple, lorsque vous nous envoyez un formulaire pour solliciter une prestation ou lorsque vous interagissez avec nos conseillers.

Les données vous concernant peuvent aussi provenir de votre représentant légal, de toute personne mandatée par vos soins, de votre employeur/potentiel employeur dans le cadre d’une prestation sollicitée par ce dernier ou de nos partenaires (partenaires du réseau EURES, organismes de formation). Pour de plus amples informations concernant ces échanges, nous vous invitons à consulter la section 7 ci-dessous.

En vue de vérifier l’exactitude de données fournies et pour nous assurer que les données sont régulièrement mises à jour, nous échangeons de données avec d’autres administrations nationales et des services publics de l’emploi étrangers. En particulier, l’ADEM bénéficie d’un accès direct, par un système informatique, au Registre national des personnes physiques (RNPP) et au fichier relatif aux affiliations des salariés et indépendants et aux salaires et rémunérations géré par le Centre commun de la sécurité sociale. Pour de plus amples informations concernant ces échanges, vous pouvez consulter l’article L. 621-3 du Code du Travail.

Finalement, nous sommes amenés à effectuer des contrôles à partir de sources accessibles au public telles que de sites internet (moteurs de recherche, réseaux sociaux, Registre de commerce et des sociétés) dans le cadre de la détection et la lutte contre les cas de fraude en lien avec les prestations de l’ADEM.

Dans le respect des finalités définies à la section 3 ci-dessus, l’ADEM peut communiquer vos données personnelles aux destinataires suivants :

a)     Ministères, administrations nationales, établissements publics situés au Grand-Duché de Luxembourg

Pour de plus amples informations concernant les échangés réglementés entre l’ADEM et certaines administrations, vous pouvez consulter l’article L. 621-3 du Code du Travail.

b)     Organismes de formation partenaires

L’ADEM collabore avec des organismes de formation externes situés au Grand-Duché de Luxemburg aux fins de l’organisation de la formation des demandeurs d’emploi. Pour cette finalité, les coordonnées des demandeurs d’emploi, ainsi que des données relatives à la formation suivie (ex. présence, réussite) peuvent être échangées avec ces organismes.

c)      Structures financées par le Gouvernement œuvrant dans le domaine de l’emploi

L’ADEM échange de données avec des organismes qui ont pour mission d’aider les demandeurs d’emploi à réintégrer le marché du travail, tels que des initiatives sociales ou le Centre d’Orientation Socio-Professionnelle COSP a.s.b.l. (COSP). Ces échanges ont pour finalité d’accompagner les demandeurs d’emploi dans leur insertion/réinsertion professionnelle.

d)     Ateliers protégés

L’atelier protégé est un lieu de travail dont la structure et le fonctionnement sont adaptés aux besoins spécifiques et aux facultés individuelles de la personne disposant du statut de salarié handicapé. L’ADEM échange de données avec ces ateliers dans le cadre de ses missions d’accompagnement des salariés handicapés.

e)     Services publics de l’emploi étrangers 

L’ADEM est amenée à communiquer des données vous concernant aux services publics de l’emploi étrangers (administrations étrangères ayant les mêmes attributions que l’ADEM) tels que Pôle Emploi (France) ou l'Office national de l’emploi (Belgique). Ces échanges s’effectuent dans le cadre du Règlement (CE) N°883/2004 portant sur la coordination des systèmes de sécurité sociale.

Des échanges peuvent également s’établir à des fins de prévention des fraudes en matière d’emploi et de lutte contre le travail clandestin.

f)      Employeurs et promoteurs

L’ADEM échange les coordonnées et le CV des demandeurs d’emploi avec des employeurs potentiels proposant des postes vacants pour aider les demandeurs à retrouver un emploi.

En outre, l’ADEM échange les données des demandeurs d’emploi souhaitant bénéficier/bénéficiant d’une mesure en faveur de l’emploi avec les promoteurs (employeur accueillant le demandeur en mesure) en vue d’assurer le suivi et l’encadrement du demandeur et le paiement des indemnités et aides en lien avec ces mesures.

g)      Commissions compétentes en matière de handicap et reclassement professionnel

Les données des salariés handicapés et des salariés à capacité de travail réduite peuvent être échangées avec la Commission médicale, la Commission d'Orientation et Reclassement professionnel (COR) et la Commission Mixte.      

h)     Personnes mandatées par vos soins ou par la justice

L’ADEM peut être amenée à échanger de données vous concernant avec des personnes qui sont chargées de vous représenter ou de défendre vos intérêts. Il s’agit notamment des curateurs (dans le cadre des faillites), avocats, syndicats, assistants sociaux, interprètes/traducteurs, tuteurs.

i)       Partenaires du réseau EURES

Si vous avez exprimé le souhait de retrouver un emploi dans un autre pays de l’Union Européenne, nos conseillers EURES pourront transmettre vos données aux conseillers EURES du pays dans lequel vous souhaitez travailler afin de vous aider dans votre recherche d’un emploi.

j)       Nos conseillers juridiques externes

k)     Nos sous-traitants

L’ADEM peut faire appel à des sous-traitants externes dans le cadre de l’exercice de ses missions tels que de sous-traitants informatiques (comme le Centre des Technologies de l'Information de l'Etat), des agences de communication, des consultants. Nous nous engageons d’avoir recours uniquement à des sous-traitants situés en Union européenne et qui présentent des garanties appropriées en matière de données personnelles.

l)       Partenaires nous aidant à mener des activités de sensibilisation

L’ADEM peut échanger vos données pour organiser des évènements, Jobdays, conférences et autres activités destinées à sensibiliser le public sur nos services avec des partenaires tels que des organismes de presse, chambres professionnelles, les organisations d'employeurs.

m)   Autorités judiciaires et autres tiers

L’ADEM est amenée à échanger de données vous concernant avec les autorités judiciaires et autres tiers pour assurer la défense en justice de nos droits et intérêts légitimes ou lorsque la loi nous oblige.

Liste non-exhaustive des autorités et tiers avec lesquelles nous pouvons échanger dans ce cadre :

• Police Grand-Ducale ;
• Parquet et juge(s) d’instruction ;
• Ombudsman ;
• Commission spéciale de réexamen ;
• Cours et tribunaux dont notamment les juridictions sociales (Conseil arbitral et Conseil supérieur de la sécurité sociale) ;
• Créanciers et leurs mandataires dans le cadre d’une saisie vous concernant ;
• Experts judiciaires ;
• Notaires.

L’ADEM est autorisée à conserver vos données personnelles uniquement pour la durée nécessaire pour atteindre les finalités du traitement définies à la section 3 ci-dessus. Pour définir les durées de conservation, nous prenons en compte les critères suivants :

• la finalité du traitement vous concernant ;
• nos obligations légales de conserver certaines informations pendant une période minimale ;
• les délais de prescription et de recours applicables.

Sauf indication contraire de notre part, les informations que nous recueillons directement auprès de vous (par exemple, via les formulaires de notre site internet) sont obligatoires pour nous permettre d’exercer nos missions légales. Sans ces informations, nous ne pourrons pas vous fournir la prestation sollicitée. La présence des données facultatives vous est signalée.

En vertu du RGPD vous disposez des droits suivants :

• Droit d'accès

Vous avez le droit de nous interroger sur les données personnelles dont nous disposons à votre sujet. Sur demande, nous pouvons vous en fournir une copie gratuitement. Nous nous réservons le droit de masquer certaines informations pour respecter les droits des tiers.

• Droit de rectification

Vous pensez que vos données ne sont pas exactes ou actuelles ? Vous avez le droit de nous demander de les corriger.

• Droit d'opposition

Vous avez le droit de nous demander d'arrêter de traiter vos données personnelles pour des raisons tenant à votre situation particulière. L’ADEM pourra refuser l’exercice de ce droit s'il existe des motifs légitimes et impérieux pour ce traitement qui prévalent sur les intérêts et les droits et libertés de la personne concernée, ou si le traitement est nécessaire pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice.

• Droit à la limitation du traitement

Vous pouvez nous demander de limiter le traitement de vos données personnelles dans certaines circonstances, par exemple, lorsque nous vérifions l’exactitude de vos données personnelles.

• Droit à l'oubli ou à la suppression

Vous avez le droit de nous demander de supprimer vos données personnelles. Si nous sommes légalement obligés de conserver certaines données personnelles, nous ne pouvons toutefois pas satisfaire à cette demande.

• Droit de retrait de votre consentement

En ce qui concerne les traitements de données basés sur votre consentement, ce consentement peut être retiré à tout moment.

• Droit à la portabilité des données

Lorsque le traitement de données est basé sur votre consentement, vous avez le droit demander à l’ADEM le transfert direct de vos données personnelles, soit à vous, soit à un tiers.

• Droit de déposer une plainte

Si vous estimez que vos droits en matière de protection des données sont lésés, vous avez le droit de déposer une plainte concernant le traitement de vos données personnelles par l’ADEM auprès d’une autorité de contrôle locale. L’autorité de contrôle compétente au Grand-Duché de Luxembourg est la Commission Nationale pour la Protection des Données (CNPD). Pour plus d’informations, vous pouvez consulter le site internet de la CNPD, https://cnpd.public.lu/

• Modalités d’exercice des droits 

Si vous avez une plainte, une question ou un problème concernant la manière dont nous utilisons vos données personnelles, vous pouvez contacter notre DPO comme suit :

par email : info.rgpd@adem.etat.lu

par courrier postal : ADEM, A l’attention du DPO, B.P. 2208, L-1022 Luxembourg.

Si vous nous contactez afin d'exercer vos droits, nous vous répondrons dans un délai d'un mois. Exceptionnellement, ce délai peut être allongé (jusqu'à maximum 3 mois), mais nous vous en informons dans un délai d'un mois. Le fait de pouvoir ou non exercer vos droits dépend du traitement et de la base juridique.

L’ADEM se réserve le droit de demander des informations complémentaires permettant de vous identifier avant de donner une suite favorable à votre demande.